Robot - idealny księgowy

Większość osób, myśląc o pracy księgowego, wyobraża sobie sterty papierów zalegających na biurku, długie godziny przy komputerze czy żmudne wklepywanie danych. Cóż, zapewne taki obraz funkcjonuje jeszcze w wielu biurach rachunkowych czy firmach. Jednak coraz częściej w obszarze księgowości pojawiają się nowinki informatyczne czy rozwiązania oparte o sztuczną inteligencję.

Obecnie standardem jest już - także w naszym biurze - elektroniczna wymiana dokumentów, e-archiwum czy e-obieg pozwalający na weryfikację dokumentów wraz ze ścieżką akceptacji. Klient nie potrzebuje już tworzyć własnego działu, aby mieć dostęp na bieżąco do swoich dokumentów czy danych finansowych. Logując się do swojego konta, może bez odchodzenia od biurka znaleźć dowolną fakturę i podejrzeć jej skan, sprawdzić sposób jej zaksięgowania czy wygenerować bilans, rachunek zysków, czy inne zestawienie stworzone zgodnie z jego potrzebami. Nie czeka już do końca miesiąca czy kwartału na informację, jakie obciążenia publicznoprawne czekają go wraz z zamknięciem okresu rozliczeniowego. Informację taką uzyskuje na bieżąco.

Dzięki wykorzystaniu dobrodziejstw cyfryzacji i automatyzacji w obrębie księgowości procesy stały się mniej czasochłonne, obarczone mniejszym ryzykiem pomyłki, a także dużo tańsze. Właśnie te przesłanki skłoniły także nas do wprowadzenia w naszym biurze nowych pracowników - robotów. Chociaż brzmi to egzotycznie, jest to niezwykle efektywne rozwiązanie. Przynosi ono wymierne efekty nie tylko nam, jako pracodawcy, ale naszym klientom również.

Robot to pracownik idealny. Nie choruje, nie potrzebuje czasu na odpoczynek czy poranną kawę. Może pracować 24 h na dobę, w święta czy weekendy. Co więcej, zawsze jest tak samo wydajny. Nie męczy się i nie narzeka na monotonność zadań.

Roboty - algorytmy księgowe - pracują przy najbardziej żmudnych pracach księgowych. Wprowadzają dane z faktur, sczytują dane z dokumentów, księgują pomiędzy programami czy nawet wystawiają faktury. Dzięki temu księgowy może poświęcić swój czas i wiedzę, aby analizować dane, weryfikować zestawienia czy doradzić klientowi rozwiązanie w zakresie optymalizacji.

Mimo że wiele osób, myśląc o robotach w księgowości, traktuje to bardziej jako ciekawostkę, to ich wykorzystanie ma również czysto wymierny, finansowy aspekt. Jeden robot, pracując 24 h, jest w stanie wykonać zadaną mu pracę odpowiadającą rezultatowi działań co najmniej 3 osób. Wystarczy przemnożyć koszt zatrudnienia 3 pracowników, ich ubezpieczenia, wyposażenia stanowisk pracy itp., aby ocenić, jakie korzyści można uzyskać, wykorzystując algorytmy w obrębie księgowości.

Częstym widokiem w naszym biurze jest działający komputer, na którym widać, jak „same” księgują się faktury, listy płac czy zrzucane są dane ze skanów, podczas gdy nikt akurat przy nim nie siedzi. Gdy my rozmawiamy przez telefon z klientem, udzielamy porady w zakresie podatków, księgowości czy płac, nasi „wirtualni koledzy” pracują nad powierzonymi im zadaniami.

Podsumowując: jak widać, czasem warto złamać stereotypy, zarówno te dotyczące księgowych, jak i biur rachunkowych.

Opracowała:
Bożena Podbielska
J&B Business Accounting Sp. z o.o.